1. О чём этот документ
Единум это рабочее пространство для организаций: почта, календарь, файлы, документы, чат и
встречи на сайте edinum.ru и в портале portal.edinum.ru. Сервис предоставляет Общество с
ограниченной ответственностью «Сигнал» (ООО «Сигнал», ОГРН 1254800005460, ИНН 4800025812,
адрес: 398037, Липецкая область, г. Липецк, ул. Опытная, влд. 1б, помещ. 4). Дальше в тексте
«мы» это ООО «Сигнал».
Здесь написано, какие персональные данные мы получаем, зачем, что с ними делаем, как защищаем и как вы можете ими распорядиться. Документ составлен по Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и обязателен для всех наших сотрудников.
Ответственный за организацию обработки персональных данных: должность, связаться можно по
адресу privacy@edinum.ru.
2. Чьи данные мы обрабатываем
- Посетители сайта
edinum.ru. - Администраторы организаций: люди, которые создали организацию в Единум или назначены администраторами.
- Сотрудники организаций: люди, которых администратор пригласил в организацию.
- Внешние участники: гости встреч по ссылке и люди, заполняющие опубликованные формы.
- Обратившиеся к нам: через форму контактов или поддержку.
3. Кто оператор, а кто обработчик
По отношению к данным администраторов, посетителей сайта и обратившихся мы оператор: сами решаем, зачем и как их обрабатывать.
По отношению к данным сотрудников организации и содержимому её почты, файлов, чатов и встреч оператором является организация, которая пользуется Единум; мы обрабатываем эти данные по её поручению и договору (оферте), как это предусмотрено статьёй 6 частью 3 закона. Организация сама получает согласия своих сотрудников там, где они нужны, и сама отвечает на их запросы. Мы не читаем содержимое почты, файлов и переписки, кроме автоматической обработки (антиспам, антивирус, поиск, резервные копии) и случаев, когда организация сама попросила нас помочь.
4. Какие данные и зачем
| Кому принадлежат | Какие данные | Зачем | Основание |
|---|---|---|---|
| Посетитель сайта | адрес сети, сведения о браузере и устройстве, страницы, время | работа сайта, защита от атак, обезличенная статистика без cookie | наш законный интерес (ст. 6 ч. 1 п. 7); обезличивание |
| Посетитель, открывший демо | адрес сети, действия внутри демо без идентификации | ограничение числа демо, улучшение продукта | законный интерес; данные не связываются с личностью |
| Обратившийся | имя, e-mail, текст обращения | ответить на обращение | согласие (чекбокс у формы) |
| Подписавшийся на рассылку | письма о новых возможностях сервиса, не чаще раза в месяц | отдельное согласие (чекбокс у формы); отзыв по ссылке в письме или на privacy@edinum.ru | |
| Администратор | e-mail, имя и фамилия, название и реквизиты организации, история входов, действия в админ-консоли, платёжные документы | заключение и исполнение договора, счета и закрывающие документы, поддержка, уведомления о состоянии организации | договор (ст. 6 ч. 1 п. 5); законодательство о бухгалтерском учёте |
| Сотрудник организации | имя и фамилия, должность, отдел, адрес на домене организации, запасной e-mail и телефон, если указаны, история входов, устройства и сессии, содержимое почты, файлов, документов, чатов, календаря | предоставление сервиса организации | поручение организации-оператора по договору |
| Гость встречи | имя, которое ввёл, адрес сети, аудио и видео во время встречи | проведение встречи; запись только если организатор включил запись с уведомлением всех | поручение организации |
| Заполнивший форму | то, что организация спросила в форме | передача ответов организации | поручение организации; согласие получает организация |
Мы не собираем специальные категории данных (здоровье, взгляды, биометрию) и не просим их. Если организация сама размещает такие данные в своих файлах и переписке, она отвечает за основания их обработки.
5. Cookie и похожие технологии
На сайте edinum.ru мы используем: cookie о том, что вы уже видели уведомление о cookie
(1 год); cookie-признак того, что у вас открыта сессия портала, чтобы показать кнопку «Открыть
портал» вместо «Войти» (без имени и без идентификаторов, живёт пока сессия). Аналитических и
рекламных cookie на сайте нет.
В портале portal.edinum.ru используются cookie сессии (необходимы для входа) и настройка темы
оформления. Без них портал не работает. Подробный список: страница «Политика cookie».
6. Как долго храним
- Данные посетителей сайта в журналах сервера: 30 дней.
- Обращения через форму: 1 год после ответа.
- Данные администраторов и организации: пока действует договор и 90 дней после удаления организации, кроме документов, которые закон о бухгалтерском учёте требует хранить 5 лет (счета, акты).
- Данные и содержимое организации: по договору; после удаления организации администратором 90 дней с возможностью отмены, затем стирание из рабочих систем; из резервных копий данные исчезают по циклу их ротации, не позднее 30 дней после стирания.
- Факты согласий: 3 года после отзыва согласия или завершения обработки.
7. Кому передаём
Мы не продаём данные и не передаём их для рекламы. Данные получают:
- Провайдер площадки в России, на серверах которого работает Единум (ООО «Селектел», юридический адрес по договору), по договору с условием конфиденциальности; он не имеет доступа к содержимому.
- Платёжный сервис при оплате картой (наименование): получает данные, необходимые для платежа и чека; данные карты нам не передаются.
- Почтовые серверы получателей, когда сотрудник организации отправляет письмо: это суть почты.
- Государственные органы по запросу в случаях и порядке, установленных законом; о таких запросах мы сообщаем организации, если закон не запрещает.
Трансграничной передачи персональных данных мы не осуществляем: все системы Единум расположены на территории Российской Федерации. Первичный сбор данных происходит в базах данных на территории России.
8. Как защищаем
Шифрование при передаче (TLS) и при хранении резервных копий; разделение данных организаций на уровне базы данных так, что запрос одной организации не может прочитать данные другой; двухфакторная защита входа для сотрудников и обязательная для нашего персонала; журналы действий администраторов; регулярные резервные копии с проверкой восстановления; ограничение доступа персонала по принципу минимально необходимого; оценка вреда и модель угроз по требованиям закона; уведомление Роскомнадзора и субъектов об инцидентах в установленные сроки.
9. Ваши права
Вы можете узнать, какие ваши данные мы обрабатываем, потребовать их уточнить, заблокировать
или уничтожить, отозвать согласие, возразить против решений, принятых только автоматически (мы
таких решений не принимаем). Для этого напишите на privacy@edinum.ru или по почтовому адресу
выше. Мы ответим в течение 10 рабочих дней (с возможностью продления ещё на 5 по закону).
Если вы сотрудник организации, обращайтесь сначала к её администратору: оператором ваших данных является она. Если вам это неудобно, напишите нам, и мы передадим запрос организации и проследим за ответом.
Отзыв согласия не влияет на обработку, которая ведётся по договору или по требованию закона. Жалобу можно направить в Роскомнадзор.
10. Дети
Единум предназначен для организаций и их сотрудников. Мы сознательно не собираем данные лиц младше 18 лет и не заводим для них учётные записи.
11. Изменения
Новая редакция публикуется на этой странице с датой и номером; предыдущие редакции доступны по ссылке внизу. О существенных изменениях мы сообщаем администраторам организаций письмом за 30 дней до вступления в силу.
12. Контакты
ООО «Сигнал», 398037, Липецкая область, г. Липецк, ул. Опытная, влд. 1б, помещ. 4.
E-mail по вопросам персональных данных: privacy@edinum.ru. Общий: info@edinum.ru.
Предыдущие редакции: список